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Datenschutzinformationen nach Art. 13 DS-GVO

Liebe Eltern und Schüler, Ihr habt wahrscheinlich mitbekommen, dass es ein neues Gesetz zum Datenschutz gibt. In den Nachrichten und auch in den sozialen Netzwerken wurde viel darüber berichtet und auch Ihr habt bestimmt bei Facebook oder Instagram ein paar Hinweise lesen oder bestätigen müssen.

Dieses neue Gesetz – es heißt Datenschutz-Grundverordnung oder kurz DS-GVO – verpflichtet unsere Musikschule dazu, einige Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bereitzuhalten. Solche Daten sind z.B. Name, Adresse, Bankverbindung oder auch der Lernfortschritt eines Schülers. Unsere Musikschule speichert diese Daten und gibt sie manchmal auch an andere Stellen weiter.

Die Informationen sollen es Euch ermöglichen, besser über die Speicherung und Weitergabe Eurer personenbezogenen Daten Bescheid zu wissen und z.B. auch gegen eine aus Eure Sicht unberechtigte Weitergabe vorzugehen.

 

1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen des Betriebs unserer Musikschule ist der Musikschule Leiningerland e.V. Dieser wird vertreten durch den Vorsitzenden Herrn Alfred Graf Strachwitz. Ihr erreicht die Musikschule unter folgenden Kontaktdaten: Schlachthofstr. ½, 67269 Grünstadt, Tel.: 06359-5334, Fax: 06359-85045 oder E-Mail: musikschule-leiningerland@arcor.de. Unsere Datenschutzbeauftragte erreicht Ihr unter der Postadresse mit dem Zusatz „Vertraulich Datenschutzbeauftragte“ oder per E-Mail unter                                 musikschule-leiningerland@arcor.de.

 

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Damit Schüler bei uns am Unterricht teilnehmen können, müssen die Eltern einen Schulvertrag mit uns abschließen. Um diesen Vertrag erfüllen zu können, müssen wir Eure personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir müssen z.B. wissen, wie der Schüler heißt und wie man seine Eltern erreichen kann, an welche Adresse die Rechnung versendet werden soll und von welchem Bankkonto die Kosten für den Unterricht abgebucht werden sollen. Ansonsten können unsere Lehrer den Schüler nicht betreuen. In erster Linie werden Eure personen-bezogenen Daten also bei uns aufgrund des bestehenden Vertrags verarbeitet. Das ist nach dem neuen Gesetz auch zulässig, was sich aus Artikel 6 Absatz 1 b) DS-GVO ergibt. Wir müssen diese Vorschrift nennen, damit Ihr euch ein eigenes Bild machen könnt.

Oft haben wir auch eine Verpflichtung dazu, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Diese kann sich aus verschiedenen Gesetzen ergeben und betrifft insbesondere die Daten, die bei der Erfüllung des Vertrags anfallen (z.B. Rechnungen Dokumentation von stattgefundenen Unterrichtsstunden). Wenn wir eine gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung der Daten haben, ist das nach Artikel 6 Absatz 1 c) DS-GVO erlaubt.

Zur Verarbeitung Eurer personenbezogenen Daten verwenden wir regelmäßig Computer und andere elektronische Geräte. Das ist auch notwendig, weil wir heutzutage nicht mehr alles aufschreiben und in Ordnern abheften können. Diese digitale Verarbeitung erleichtert uns auch den Arbeitsalltag. Sie ist nach Artikel 6 Absatz 1 f)      DS-GVO zulässig, weil wir daran ein berechtigtes Interesse haben. Weitere berechtigte Interessen der Musikschule können sein: Einladung zu Veranstaltungen, Anfertigung und Veröffentlichung von Bildern (z.B. auf Konzerten oder anderen Veranstaltungen) und deren Nutzung zu Werbezwecken, Weitergabe von Kontaktdaten an zuständige Lehrer oder andere Eltern, Veröffentlichung von Konzertprogrammen, Aushang von Teilnehmerlisten andere Dinge, die in unserer Musikschule zur Erfüllung der Schulverträge und der Verwaltung insgesamt gemacht werden müssen.

In Einzelfällen kann es sein, dass wir für die Datenverarbeitung eine Einwilligung brauchen. Diese kann von Euch freiwillig erteilt werden und ist dann die Rechtfertigung. Das ergibt sich aus Artikel 6 Absatz 1 a) DS-GVO und betrifft z.B. die Frage, ob ein Schüler eine Allergie, Unverträglichkeit oder Krankheit hat oder sonstige Umstände, über die unsere Lehrer informiert sein müssen. Diese Informationen sind für unsere Musikschule im Rahmen des Unterrichts oder einer Orchesterfreizeit sehr wichtig, da ansonsten keine ausreichende Betreuung stattfinden kann. Wenn wir eine Einwilligung brauchen, informieren wir Euch noch einmal darüber und fragen, ob Ihr einverstanden seid.

 

3. Bereitstellung Eurer Daten

Eure personenbezogenen Daten teilt Ihr uns selbst mit. Andere Quellen haben wir nicht, Ihr wisst also genau darüber Bescheid, welche Daten wir über Euch gespeichert haben. Es ist wichtig, dass Ihr uns Eure Daten zur Verfügung stellt. Ansonsten können wir den Vertrag nicht erfüllen und Schüler können nicht zum Unterricht kommen. In manchen Fällen betrifft das auch Daten wie Allergien oder andere gesundheitliche Besonderheiten, da wir die Schüler sonst nicht richtig betreuen können. Bei einer Orchesterfreizeit müssen wir z.B. wissen, ob ein Schüler Medikamente einnehmen muss oder eine Allergie gegen Bienenstiche hat. Wenn wir die von uns abgefragten personenbezogenen Daten nicht bekommen, können wir keinen Schulvertrag mit den Eltern abschließen und der Schüler kann nicht am Unterricht oder anderen Veranstaltungen teilnehmen.

 

4. Speicherdauer

Eure personenbezogenen Daten werden bei uns gespeichert, solange am Unterricht teilgenommen wird und ein Vertrag besteht. Danach behalten wir die personenbezogenen Daten und Unterlagen noch einige Jahre. Das liegt daran, dass es verschiedene vom Gesetz vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren gibt. In dieser Zeit kann es sogar sein, dass das Finanzamt oder andere Behörden bestimmte Unterlagen und Daten einsehen wollen. Sobald wir die bei uns gespeicherten Daten aber nicht mehr benötigen, werden sie natürlich gelöscht.

 

5. Weitergabe von Daten

Es kommt oft vor, dass Eure Daten an Personen innerhalb unserer Musikschule weitergeben werden. Dabei kann es sich z.B. um das Sekretariat, die Lehrer, den Vereinsvorstand oder andere Mitarbeiter handeln. Es kann auch sein, dass wir bestimmte Unterlagen mit personenbezogenen Daten an andere Personen oder Stellen außerhalb unserer Musikschule weitergeben. In Betracht kommen z.B. Behörden im Falle einer Finanzprüfung, unser Steuerberater, Jugendherbergen bei einer Orchesterfreizeit, eine Druckerei bei der Anfertigung von Konzertprogrammen oder sonstige Vertragspartner unserer Musikschule. Dabei kann es sich um normale Dienstleister oder sogenannte Auftragsverarbeiter handeln (das ist ein spezieller Vertragspartner, der weisungsgebunden personenbezogene Daten für unsere Musikschule verarbeitet).

Wir beabsichtigen nicht, Eure Daten an ein Drittland außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums zu übermitteln.

 

6. Eure Rechte

Ihr habt verschiedene Rechte, die gegenüber der Musikschule geltend gemacht werden können: Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO). Wir bemühen uns, alle Anfragen zeitnah zu beantworten (spätestens aber innerhalb eines Monats).

Ihr habt das Recht, Euch an eine zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden (z.B. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz).

Sofern Eure personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO durch uns verarbeitet werden, habt Ihr ein allgemeines Widerspruchsrecht. Dieses greift aber nur, wenn besondere Gründe bei Euch vorliegen oder wenn sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet (Art. 21 DSGVO). Bei einem Widerspruch gegen Direktwerbung wird die Musikschule die Daten nicht mehr werblich nutzen. In den anderen Fällen wird der Widerspruch geprüft und dann eine Entscheidung über die Verarbeitung getroffen.

 

7. Datenverarbeitung online

Auch über unsere Internetseite unter www.musikschule-leiningerland.de werden personenbezogene Daten verarbeitet. Weitere Informationen dazu findet Ihr unter www.musikschule-leiningerland.de/Datenschutz.

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